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NET ZERO NOW
PRIVACY NOTICE
ABOUT THIS NOTICE
Net Zero Now is committed to protecting the privacy and security of your personal information. This privacy notice describes how we collect and use personal information about you in accordance with data protection law. Please read it carefully.
Data protection law says that the personal information we hold about you must be:
Used lawfully, fairly and in a transparent way.
Collected only for valid purposes that we have clearly explained to you and not used in any way that is incompatible with those purposes.
Relevant to the purposes we have told you about and limited only to those purposes.
Accurate and kept up to date.
Kept only as long as necessary for the purposes we have told you about.
Kept securely
INFORMATION ABOUT US
We are Net Zero Now Ltd. Our registered office is at 5 Technology Park, Colindeep Lane, Colindale, London, United Kingdom, NW9 6BX and our registered company number is 13216996.
If you have any questions, please use the “Contact Us” section of our website.
Net Zero Now facilitates the process of businesses reaching net zero greenhouse gas emissions by providing a platform through which they can calculate past emissions, adopt an emissions reduction strategy, offset past emissions and receive certification of their net zero status. Net Zero Now does not provide services directly to consumers.
Contract Information and OTHER CORRESPONDENCE
If you are an individual, when you enter into a contract with us (or someone does so on your behalf) there will be personal information about you relating to that contract such as your name, contact details, contract details, and correspondence with us about the contract.
If you are an individual, we need certain information to carry out our contract with you and you must provide this in order to enter into a contract with us (or as required under that contract), if you do not, we may not be able to carry out our contract with you. Mandatory information fields are generally set out when you are entering into the contract, but in particular, you must provide information about your business including its address.
Other correspondence or interaction (for example by email, telephone, post, SMS or via our website) between you (whether you are an individual or acting for a business) and us, will include personal information (such as names and contact details) in that correspondence. This may include enquiries, reviews, follow-up comments or complaints lodged by or against you and disputes with you or your organisation.
Social media. If we engage with you on social media, we may use information you share with us (including your social media handle or profile) or which is available from your account to inform our correspondence with you.
Call information. We may also collect details of phone numbers used to call our organisation and the date, time and duration of any calls. Please note that if we record your calls to or from us, we will inform you of this.
Emissions Information. In order to carry out our emissions calculations, we collect information from our clients. That will mostly be aggregated information about the relevant businesses, but this may include information that relates (or can be traced back) to you as an individual, such as energy usage or high level details of travel.
We will keep and use that information to carry out our contract with you or your business, to comply with any legal requirements for us to maintain certain records or carry out certain verifications and money laundering checks, and/or for our legitimate interests in preventing fraud, dealing with a complaint or enquiry and administering your (or your organisation's) account or order and any services we offer, as well as to review and improve our offerings, including troubleshooting, data analysis, testing, research, statistical and survey purposes.
Where your information relates to a contract, it is kept for a period of up to 7 years after your (or your business’) account is closed to enable us to deal with any after sales enquiries or claims and as required for tax purposes.
Payment information is collected by our payment card processing provider and is retained by them in accordance with their policies. For more information about how they use this, please see https://stripe.com/en-gb/privacy.
If your information is on social media, it will be retained in accordance with the relevant social media platform’s policies. Any other information set out above such as initial enquiries or correspondence which doesn't relate to a customer is kept for 7 years after our interactions have concluded.
MARKETING
We may collect your name and contact details (such as your email address, phone number or address) in order to send you information about our products and services which you might be interested in.
You always have the right to "opt out" of receiving our marketing. You can exercise the right at any time by contacting us. If we send you any marketing emails, we will always provide an unsubscribe option to allow you to opt out of any further marketing emails. If you "opt-out" of our marketing materials you will be added to our suppression list to ensure we do not accidentally send you further marketing. We may still need to contact you for administrative or operational purposes, but we will make sure that those communications don't include direct marketing.
For individuals. We may use your contact details as necessary for our legitimate interests in marketing to you and maintaining a list of potential customers (including, in particular, if we collected them as part of a sale to you or a negotiation with you about a sale). Otherwise (in particular if you are not a customer and we haven’t discussed a sale with you) we will only send you marketing emails or texts with your consent.
For businesses. If you are a company or LLP (or are acting in a professional capacity as part of one) we use your contact details as necessary for our legitimate interests in marketing to you (by various channels) and maintaining a list of potential customers.
We never share your name or contact details with third parties for marketing purposes unless we have your "opt-in" consent to share your details with a specific third party for them to send you marketing. We do use third party service providers to send out our marketing, but we only allow them to use that information on our instructions and where they have agreed to treat the information confidentially and to keep it secure.
We retain your details on our marketing list until you "opt-out" at which point we add you to our suppression list. We keep that suppression list indefinitely to comply with our legal obligations to ensure we don't accidentally send you any more marketing.
Website information
We may collect information about you and your use of our website via technical means such as cookies, webpage counters and other analytics tools. This may include your IP address, login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform and other technology on the devices you use to access a website as well as the date and time of your access, what you interact with on our website, and the website from which access is made. We use this as necessary for our legitimate interests in administering and improving our website and its content, to ensure it operates effectively and securely, to develop our business and inform our marketing strategy, and for other administrative purposes. We may also create aggregate statistical data from that information (for instance, overall numbers of website visitors) which is not personal information about you.
The information described above about your use of our website may also be collected and used by third party advertisers and analytics providers using cookie technology. You will have the option when using our website to accept or reject those cookies. If you accept those cookies, your data will be collected and used by those third parties for their own advertising and analytical purposes. For more information, please see their privacy policies.
For detailed information on the cookies on our site and the purposes which they are used for see our Cookie Notice.
We keep this website information about you for up to 12 months from when it is collected or the relevant cookie expires.
Third party websites. Our website may, from time to time, contain links to third party websites, plug-ins and applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow third parties to collect or share data about you. We do not control these third party websites and are not responsible for their privacy statements. When you leave our website, we encourage you to read the privacy notice of every website you visit.
PHOTOS, Content AND PROMOTIONAL MATERIAL
This is information about you which you provide to us (whether through our website or otherwise), or images or recordings of you which you allow us (or someone on our behalf) to take (including at our premises or events), for publication or display. This may include reviews, comments, testimonials, photographs (including stock photos and advertising material) and videos.
We may display and publish this content (and, if relevant, attribute it to you) on our platforms as necessary for our legitimate interests in providing content and for promotional purposes (or, in some circumstances, because you have specifically consented to us doing this). This information is kept and published or displayed by us for as long as we consider it relevant for those purposes. You can ask us to remove or delete your content at any time (subject to any agreements about our right to use it) by contacting us. If we are displaying or publishing the information based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time.
PROFESSIONAL Information
If you work for one of our customers, suppliers or business partners, the information we collect about you may include your contact information, details of your employment and our relationship with you. This information may be collected directly from you, or provided by your organisation. Your organisation should have informed you that your information would be provided to us, and directed you to this policy. We use this as necessary for our legitimate interests in managing our relationship with your organisation. If we have a business relationship with you or your organisation, we may receive information about you from your organisation.
We keep this information for up to seven years after the end of our relationship with your organisation.
APPLICATIONS, REFEREES AND EMERGENCY CONTACTS
We will collect and hold information on job applicants (including applications for work experience or internships), including information you provide to us in your application, or provided to us by recruitment agencies, as well as information on you from any referees you provide. We may also collect information about your professional history which you make available on LinkedIn, or which are on your employer's website.
We use this as necessary to enter into an employment contract with you, and for our legitimate interests in evaluating candidates and recording our recruitment activities, and as necessary to exercise and perform our employment law obligations and rights. Where you voluntarily provide us with special categories of data, such as information about your race, health or sexuality, we will store this as part of your application on the basis that you have decided to make it public to us for this purpose, and to ensure that our record of your application is accurate so we can comply with (and demonstrate our compliance with) our obligations under employment law.
If you are successful in your application, your information will be used and kept in accordance with our internal privacy notice. If you currently work for us, or used to work for us, you can request a copy of this from us. If you are not successful in your application, your information will be held for up to six months after the relevant round of recruitment has finished.
You must provide certain information (such as your name, contact details, professional and educational history) for us to consider your application fully. If you have not provided all of this information, we may contact you to ask for it. If you do not wish to provide this information, we may not be able to properly consider your application.
If you are listed as a referee by an applicant, we will hold your name, contact details, professional information about you (such as your employer and job title) and details of your relationship with the applicant. We will use this information as necessary for our legitimate interests in evaluating candidates and as necessary to exercise and perform our employment law obligations and rights. Your information will be kept alongside the applicant's information.
If you are listed as an emergency contact by someone who works for us, we will hold your name, contact details and details of your relationship with that member of staff. We will use this to contact you as necessary to carry out our obligations under employment law, to protect the vital interests of that member of staff, and for our legitimate interests in administering our relationship with that worker. Your information will be kept until it is updated by that member of staff, or we no longer need to contact them after they have stopped working for us.
Legal Claims
Where we consider there to be a risk that we may need to defend or bring legal claims, we may retain your personal information as necessary for our legitimate interests in ensuring that we can properly bring or defend legal claims. We may also need to share this information with our insurers or legal advisers. How long we keep this information for will depend on the nature of the claim and how long we consider there to be a risk that we will need to defend or bring a claim.
WHY ELSE DO WE USE YOUR INFORMATION?
Common uses of your information. We will only use your personal information when the law allows us to do so. Although in limited circumstances we may use your information because you have specifically consented to it, we generally use your information in the ways set out in this notice because:
we need to perform a contract we have entered into with you.
we need to comply with a legal obligation.
it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and rights do not override those interests.
we need to protect your interests (or someone else's interests) or where it is needed in the public interest (although these circumstances are likely to be rare).
Change of purpose. We will only use your personal information for the purposes for which we collected it as set out in this notice, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis which allows us to do so.
Information we receive from third parties
We may also receive information about you from the following sources:
Our service providers. Our third party partners and service providers may provide us with information about you, to be used as set out in this privacy notice.
Businesses we have bought. If we have acquired another business, or substantially all of its assets, which originally held your information, we will hold and use the information you provided to them, or which they otherwise held about you, in accordance with this privacy notice. If we are reviewing whether to acquire a business, or substantially all of its assets, which holds your personal data (whether you are a customer or employee of that business or otherwise) we may receive limited personal data about you from that business or professional advisors involved in the transaction, as necessary for our legitimate interests in making decisions about that acquisition. If we do not acquire that business, any information we receive about you will be deleted as soon as practicable following the decision not to acquire.
SHARING YOUR INFORMATION
We never sell your data to third parties. But we may need to share your information with third parties, including third-party service providers and other entities in our group. Third parties are required to respect the security of your personal information and to treat it in accordance with the law.
Why might we share your personal information with third parties? We may share your personal information with third parties if we are under a duty to disclose or share your personal information in order to comply with any legal obligation, or in order to enforce or apply our agreements with you, or to protect the rights, property, or safety of us, our customers, or others or where we have another legitimate interest in doing so. This may include exchanging information with other companies and organisations for the purposes of fraud protection and credit risk reduction.
Which third-party service providers process your personal information? We may need to share your personal information with third-party service providers (including contractors and designated agents) so that they can carry out their services. We may use third-party service providers in relation to the following types of activity: legal advice, contract administration and customer relationship management, IT services, payment processing.
When might we share your personal information with other entities in the group? We may share your personal information with other entities in our group as part of our regular reporting activities on company performance, in the context of a business reorganisation or group restructuring exercise, and for system maintenance support and hosting of data.
How secure is your information with third-party service providers and other entities in our group? All our third-party service providers and other entities in the group are required to take appropriate security measures to protect your personal information. Where third parties process your personal information on our behalf as "data processors" they must do so only on our instructions and where they have agreed to treat the information confidentially and to keep it secure.
What about other third parties? We may share your personal information with other third parties, for example with potential buyers and professional advisers in the context of the possible sale or restructuring of the business where necessary in connection with the purposes which your information was collected for. We may also need to share your personal information with a regulator or to otherwise comply with the law.
WHERE WE STORE YOUR INFORMATION
Where required to perform our contract with you or for our wider business purposes, the information that we hold about you may be transferred to, and stored at, a destination outside the UK and the EU. It may also be processed by staff operating outside the UK and EU who work for us or for one of our service providers.
We will take all steps reasonably necessary to ensure that your personal information is treated securely and in accordance with this privacy notice.
Some countries or organisations outside of the UK and the EU which we may transfer your information to will have an "adequacy decision" in place, meaning the EU considers them to have an adequate data protection regime in place. These are set out on the European Commission website: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en.
If we transfer data to countries or organisations outside of the UK and the EU which the EU does not consider to have an adequate data protection regime in place, we will ensure that appropriate safeguards (for example, model clauses approved by the EU or a data protection authority) are put in place where required. To obtain more details of these safeguards, please contact us.
DATA SECURITY
As well as the measures set out above in relation to sharing of your information, we have put in place appropriate internal security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. In addition, we limit access to your personal information to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need to know. They will only process your personal information on our instructions and they are subject to a duty of confidentiality.
We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where necessary.
HOW LONG WILL WE KEEP YOUR INFORMATION FOR?
We have set out above indications of how long we generally keep your information. In some circumstances, it may be necessary to keep your information for longer than that in order to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.
To determine the appropriate retention period for personal information, we consider the amount, nature, and sensitivity of the personal information, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your personal information, the purposes for which we process your personal information and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.
In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.
YOUR RIGHTS
Data protection law gives you a number of rights when it comes to personal information we hold about you. The key rights are set out below. More information about your rights can be obtained from the Information Commissioner's Office (ICO). Under certain circumstances, by law you have the right to:
Be informed in a clear, transparent and easily understandable way about how we use your personal information and about your rights. This is why we are providing you with the information in this notice. If you require any further information about how we use your personal information, please let us know.
Request access to your personal information (commonly known as a "data subject access request"). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.
Request correction of the personal information that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected.
Request erasure of your personal information. This enables you to ask us to delete or remove personal information where there is no good reason for us continuing to process it (for instance, we may need to continue using your personal data to comply with our legal obligations). You also have the right to ask us to delete or remove your personal information where you have exercised your right to object to processing (see below).
Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to us using your information on this basis and we do not have a compelling legitimate basis for doing so which overrides your rights, interests and freedoms (for instance, we may need it to defend a legal claim). You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes.
Request the restriction of processing of your personal information. This enables you to ask us to suspend the processing of personal information about you, for example if you want us to establish its accuracy or the reason for processing it.
Request the transfer of your personal information to another party where you provided it to us and we are using it based on your consent, or to carry out a contract with you, and we process it using automated means.
Withdraw consent. In the limited circumstances where we are relying on your consent (as opposed to the other bases set out above) to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. Once we have received notification that you have withdrawn your consent, we will no longer process your information for the purpose or purposes you originally agreed to, unless we have another compelling legitimate interest in doing so.
Lodge a complaint. If you think that we are using your information in a way which breaches data protection law, you have the right to lodge a complaint with your national data protection supervisory authority (if you are in the UK, this will be the ICO).If you want to review, verify, correct or request erasure of your personal information, object to the processing of your personal information, withdraw your consent to the processing of your personal information or request that we transfer a copy of your personal information to another party, please contact us.
No fee usually required. You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request for access is clearly unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.
What we may need from you. We may need to request specific information from you to help us understand the nature of your request, to confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights). This is another appropriate security measure to ensure that personal information is not disclosed to any person who has no right to receive it. If we request any identification from you for this purpose, it is on the basis that it is necessary to comply with our legal obligations, and we will only keep and use this until your identity has been verified.
Timescale. Please consider your request responsibly before submitting it. We will respond to your request as soon as we can. Generally, this will be within one month from when we receive your request but, if the request is going to take longer to deal with, we will let you know.
CHANGES TO THIS PRIVACY NOTICE
Any changes we make to our privacy notice in the future will be posted on this page and, where appropriate, notified to you by e-mail or otherwise. Please check back frequently to see any updates or changes to our privacy notice.
NET ZÉRO NOW
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
À PROPOS DE CET AVIS
Net Zero Now s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Cet avis de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons et utilisons les informations personnelles vous concernant conformément à la loi sur la protection des données. Veuillez le lire attentivement.
La loi sur la protection des données stipule que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être :
• Utilisé de manière légale, équitable et transparente.
• Collectées uniquement à des fins légales que nous vous avons clairement expliquées et non utilisées d’une manière incompatible avec ces fins.
• Pertinentes au regard des fins dont évoquées et limitées uniquement à ces fins.
• Précises et tenues à jour.
• Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins évoquées.
• Conservées en toute sécurité
1 INFORMATIONS À PROPOS DE NOUS
1.1 Nous sommes la Société Net Zero Now Ltd. Notre siège social est situé au 5 Technology Park, Colindeep Lane, Colindale, Londres, Royaume-Uni, NW9 6BX et nous sommes enregistré auprès du registre des entreprises au Royaume-Uni sous le numéro 13216996.
1.2 Si vous avez des questions, veuillez utiliser la section Contactez-nous de notre site Web.
1.3 Net Zero Now facilite le processus permettant aux entreprises d’atteindre l’objectif de contribuer au Net Zéro en termes d’émissions de gaz à effet de serre en fournissant une plate-forme informatique grâce à laquelle peuvent être calculées les émissions passées, adopter une stratégie de réduction des émissions, compenser les émissions passées et recevoir la certification de leur statut, soit En route vers le net Zéro , soit Nous contribuons au Net Zéro . Net Zero Now ne fournit pas de services directement aux consommateurs.
2 RENSEIGNEMENTS SUR LE CONTRAT ET AUTRE CORRESPONDANCE
2.1 Si vous êtes un particulier, lorsque vous régularisez un contrat avec nous (ou que quelqu’un le fait en votre nom), certaines informations personnelles vous concernant inclues seront dans ce contrat, telles que votre nom, vos coordonnées, les détails du contrat et la correspondance avec nous au sujet du contrat.
2.2 Si vous êtes un particulier, nous avons besoin de certaines informations pour exécuter notre contrat avec vous et vous devez les fournir (ou comme requis par ce contrat). Si vous ne le faites pas, nous pourrions ne pas être en mesure d’exécuter notre contrat. Les champs d’informations obligatoires sont généralement définis lorsque vous concluez le contrat, mais, et en particulier, vous devez fournir des informations sur votre entreprise, y compris son adresse.
2.3 Toute autre correspondance ou interaction (par exemple par e-mail, téléphone, courrier, SMS ou via notre site Web) entre vous (que vous soyez un particulier ou que vous agissiez pour une entreprise) et nous, inclura des informations personnelles (telles que les noms et coordonnées) dans cette correspondance. Cela peut inclure des demandes de renseignements, des avis, des commentaires de suivi ou des plaintes déposées par ou contre vous et des litiges avec vous ou votre organisation.
2.4 Réseaux sociaux. Si nous interagissons avec vous sur les réseaux sociaux, nous pouvons utiliser les informations que vous partagez avec nous (y compris votre identifiant ou votre profil de réseaux sociaux) ou qui sont disponibles à partir de votre compte pour vous informer de notre correspondance.
2.5 Informations sur les appels. Nous pouvons également collecter des détails sur les numéros de téléphone utilisés pour appeler notre organisation ainsi que la date, l’heure et la durée de tout appel. Veuillez noter que si nous enregistrons vos appels vers ou depuis nous, nous vous en informerons.
2.6 Informations sur les émissions. Afin d’effectuer nos calculs d’émissions de carbone ou de gaz à effet de serre, nous recueillons des informations auprès de nos clients. Il s’agira principalement d’informations sur les entreprises concernées, mais cela peut inclure des informations qui vous concernent en tant qu’individu, telles que la consommation d’énergie ou les détails de haut niveau de vos voyages ou déplacements professionnels.
2.7 Nous conserverons et utiliserons ces informations pour exécuter notre contrat avec vous ou votre entreprise, pour nous conformer à toute exigence légale nous permettant de conserver certains dossiers ou d’effectuer certaines vérifications et notamment mais pas exclusivement de blanchiment d’argent, et / ou pour nos intérêts légitimes dans la prévention de la fraude, le traitement d’une plainte ou d’une demande de renseignements et l’administration de votre compte ou de votre commande (ou de celui de votre organisation) et de tous les services que nous offrons, ainsi que pour examiner et améliorer nos offres, y compris le dépannage, l’analyse des données, les tests, la recherche, les statistiques et les enquêtes.
2.8 Lorsque vos informations se rapportent à un contrat, elles sont conservées pendant une période pouvant aller jusqu’à 7 années après la fermeture de votre compte (ou de celui de votre entreprise) pour nous permettre de traiter toute demande ou réclamation après-vente et à des fins fiscales.
2.9 Les informations de paiement sont collectées par notre fournisseur de traitement de cartes de paiement et sont conservées par eux conformément à leurs politiques. Pour plus d’informations sur la façon dont ils l’utilisent, veuillez consulter https://stripe.com/en-gb/privacy.
2.10 Si vos informations sont sur les réseaux sociaux, elles seront conservées conformément aux politiques de la plateforme de réseaux sociaux concernée. Toute autre information énoncée ci-dessus, telle que les demandes initiales ou la correspondance, est conservée pendant 7 ans après la fin de nos interactions.
3 MARKETING
3.1 Nous pouvons collecter votre nom et vos coordonnées (telles que votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou votre adresse) afin de vous envoyer des informations sur nos produits et services susceptibles de vous intéresser.
3.2 Vous avez toujours le droit de « refuser » de recevoir notre marketing. Vous pouvez exercer ce droit à tout moment en nous contactant. Si nous vous envoyons des e-mails marketing, nous vous fournirons toujours une option de désabonnement pour vous permettre de vous désabonner de tout autre e-mail marketing. Si vous vous désabonnez de nos documents marketing, vous serez ajouté à notre liste de suppression pour nous assurer que nous ne vous enverrons pas accidentellement d’autres documents marketing. Il se peut que nous devions toujours vous contacter à des fins administratives ou opérationnelles, mais nous veillerons à ce que ces communications n’incluent pas de marketing direct.
3.3 Pour les particuliers. Nous pouvons utiliser vos coordonnées si nécessaire pour nos intérêts légitimes afin de vous proposer des informations commerciales et à tenir à jour une liste de clients potentiels (y compris, en particulier, si nous les avons collectées dans le cadre d’une vente ou d’une négociation avec vous concernant une vente). Dans le cas contraire (en particulier si vous n’êtes pas client et que nous n’avons pas discuté d’une vente avec vous), nous ne vous enverrons des e-mails ou des SMS marketing qu’avec votre consentement.
3.4 Pour les entreprises. Si vous êtes une entreprise (ou si vous agissez à titre professionnel dans le cadre d’une telle entreprise), nous utilisons vos coordonnées si nécessaire pour nos intérêts légitimes aux fins de commercialisation (par différents canaux) et à maintenir une liste de clients potentiels.
3.5 Nous ne partageons jamais votre nom ou vos coordonnées avec des tiers à des fins de marketing, sauf si nous avons votre consentement « opt-in » pour partager vos coordonnées avec un tiers spécifique pour qu’il vous envoie du marketing. Nous utilisons des fournisseurs de services tiers pour envoyer notre marketing, mais nous ne leur permettons d’utiliser ces informations que sur nos instructions et lorsqu’ils ont accepté de traiter les informations de manière confidentielle et de les garder en sécurité.
3.6 Nous conservons vos coordonnées sur notre liste de marketing jusqu’à ce que vous vous désinscriviez, date à laquelle nous vous ajoutons à notre liste de suppression. Nous conservons cette liste de suppression indéfiniment pour nous conformer à nos obligations légales de nous assurer que nous ne vous envoyons pas accidentellement plus de marketing.
4 INFORMATIONS SUR LE SITE WEB
4.1 Nous pouvons collecter des informations sur vous et votre utilisation de notre site Web par des moyens techniques tels que des cookies, des compteurs de pages Web et d’autres outils d’analyse. Cela peut inclure votre adresse IP, vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le réglage et l’emplacement du fuseau horaire, les types et versions de plug-in du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme et d’autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à un site Web, ainsi que la date et l’heure de votre accès, ce avec quoi vous interagissez sur notre site Web et le site Web à partir duquel l’accès est effectué. Nous les utilisons si nécessaire pour nos intérêts légitimes dans l’administration et l’amélioration de notre site Web et de son contenu, pour nous assurer qu’il fonctionne efficacement et en toute sécurité, pour développer nos activités et informer notre stratégie marketing, et à d’autres fins administratives. Nous pouvons également créer des données statistiques agrégées à partir de ces informations (par exemple, le nombre total de visiteurs du site Web) qui ne sont pas des informations personnelles vous concernant.
4.2 Les informations décrites ci-dessus sur votre utilisation de notre site Web peuvent également être collectées et utilisées par des annonceurs tiers et des fournisseurs d’analyses utilisant la technologie des cookies. Lors de l’utilisation de notre site Web, vous aurez la possibilité d’accepter ou de refuser ces cookies. Si vous acceptez ces cookies, vos données seront collectées et utilisées par ces tiers à leurs propres fins publicitaires et analytiques. Pour plus d’informations, veuillez consulter leurs politiques de confidentialité.
4.3 Pour des informations détaillées sur les cookies sur notre site et les fins pour lesquelles ils sont utilisés, consultez notre Avis sur les cookies.
4.4 Nous conservons les informations de ce site Web vous concernant jusqu’à 12 mois à compter de leur collecte ou de l’expiration du cookie concerné.
4.5 Sites Web de tiers. Notre site Web peut, le cas échéant, contenir des liens vers des sites Web, des plug-ins et des applications de tiers. Cliquer sur : ces liens ou activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire l’avis de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.
5 PHOTOS, CONTENU ET MATÉRIEL PROMOTIONNEL
5.1 Il s’agit d’informations vous concernant que vous nous fournissez (que ce soit par le biais de notre site Web ou autrement), ou d’images ou d’enregistrements de vous que vous nous autorisez (ou quelqu’un en notre nom) à prendre (y compris dans nos locaux ou événements), pour publication ou affichage. Cela peut inclure des critiques, des commentaires, des témoignages, des photographies (y compris des photos d’archives et du matériel publicitaire) et des vidéos.
5.2 Nous pouvons afficher et publier ce contenu (et, le cas échéant, vous l’attribuer) sur nos plateformes si nécessaire pour nos intérêts légitimes à fournir du contenu et à des fins promotionnelles (ou, dans certaines circonstances, parce que vous avez spécifiquement consenti à ce que nous le fassions). Ces informations sont conservées et publiées ou affichées par nous aussi longtemps que nous les jugeons pertinentes à ces fins. Vous pouvez nous demander de retirer ou de supprimer votre contenu à tout moment (sous réserve de tout accord sur notre droit de l’utiliser) en nous contactant. Si nous affichons ou publions les informations sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.
6 INFORMATIONS PROFESSIONNELLES
6.1 Si vous travaillez pour l’un de nos clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux, les informations que nous recueillons à votre sujet peuvent inclure vos coordonnées, les détails de votre emploi et notre relation avec vous. Ces informations peuvent être collectées directement auprès de vous ou fournies par votre organisation. Votre organisation doit vous informer que vos informations peuvent nous être fournies. Nous les utilisons si nécessaire pour nos intérêts légitimes dans la gestion de notre relation avec vous. Si nous avons une relation d’affaires avec vous ou votre organisation/société/administration, nous pouvons recevoir des informations vous concernant de votre organisation/société/administration.
6.2 Nous conservons ces informations jusqu’à sept ans après la fin de notre relation avec votre organisation.
7 APPLICATIONS, ARBITRES ET CONTACTS D’URGENCE
7.1 Nous collecterons et conserverons des informations sur les candidats (y compris les demandes d’expérience de travail ou de stage), y compris les informations que vous nous fournissez dans votre candidature ou qui nous sont fournies par des agences de recrutement, ainsi que des informations vous concernant auprès de toutes les réponses que vous fournissez. Nous pouvons également collecter des informations sur votre parcours professionnel que vous mettez à disposition sur LinkedIn ou sur le site Web de votre employeur.
7.2 Nous les utilisons si nécessaire pour conclure un contrat de travail avec vous, et pour nos intérêts légitimes dans l’évaluation des candidats et l’enregistrement de nos activités de recrutement, et si nécessaire pour exercer et exécuter nos obligations et droits en matière de droit du travail. Lorsque vous nous fournissez volontairement des catégories spéciales de données, telles que des informations sur votre origine, votre santé ou votre sexualité, nous les stockerons dans le cadre de votre candidature sur la base que vous avez décidé de nous les rendre publiques à cette fin, et pour nous assurer que notre dossier de candidature est exact afin que nous puissions nous conformer (et démontrer notre conformité avec) nos obligations en vertu du droit du travail.
7.3 Si votre candidature est retenue, vos informations seront utilisées et conservées conformément à notre avis de confidentialité interne. Si vous travaillez actuellement pour nous, ou si vous avez travaillé pour nous, vous pouvez nous en demander une copie. Si votre candidature n’est pas retenue, vos informations seront conservées jusqu’à six mois après la fin du cycle de recrutement concerné.
7.4 Vous devez fournir certaines informations (telles que votre nom, vos coordonnées, vos antécédents professionnels et éducatifs) pour que nous puissions examiner votre candidature en détail. Si vous n’avez pas fourni toutes ces informations, nous pouvons vous contacter pour vous les demander. Si vous ne souhaitez pas fournir ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure d’examiner correctement votre demande.
7.5 Si vous êtes répertorié en tant que référent par un candidat, nous conserverons votre nom, vos coordonnées, des informations professionnelles vous concernant (telles que votre employeur et votre fonction) et les détails de votre relation avec le candidat. Nous utiliserons ces informations si nécessaire pour nos intérêts légitimes dans l’évaluation des candidats et si nécessaire pour exercer et exécuter nos obligations et droits en matière de droit du travail. Vos informations seront conservées avec les informations du demandeur.
7.6 Si vous êtes répertorié comme contact d’urgence par quelqu’un qui travaille pour nous, nous conserverons votre nom, vos coordonnées et les détails de votre relation avec ce membre du personnel. Nous les utiliserons pour vous contacter si nécessaire pour remplir nos obligations en vertu du droit du travail, pour protéger les intérêts vitaux de ce membre du personnel et pour nos intérêts légitimes dans l’administration de notre relation avec ce travailleur. Vos informations seront conservées jusqu’à ce qu’elles soient mises à jour par ce membre du personnel, ou nous n’avons plus besoin de les contacter après qu’ils ont cessé de travailler pour nous.
8 RÉCLAMATIONS LÉGALES
Lorsque nous considérons qu’il existe un risque que nous devrions défendre ou intenter des actions en justice, nous pouvons conserver vos informations personnelles si nécessaire pour nos intérêts légitimes afin de nous assurer que nous pouvons correctement intenter ou défendre des réclamations légales. Nous pouvons également avoir besoin de partager ces informations avec nos assureurs ou nos conseillers juridiques. La durée pendant laquelle nous conservons ces informations dépendra de la nature de la réclamation et de la durée pendant laquelle nous considérons qu’il existe un risque que nous devions nous défendre ou présenter une réclamation.
9 POURQUOI UTILISONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?
9.1 Utilisations courantes de vos informations. Nous n’utiliserons vos informations personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Bien que dans des circonstances limitées, nous puissions utiliser vos informations parce que vous y avez spécifiquement consenti, nous utilisons généralement vos informations de la manière décrite dans le présent avis pour les raisons suivantes :
9.1.1 Nous devons exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous.
9.1.2 Nous devons nous conformer à une obligation légale.
9.1.3 Cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et vos intérêts et droits ne prévalent pas sur ces intérêts.
9.1.4 Nous devons protéger vos intérêts (ou ceux de quelqu’un d’autre) ou lorsque cela est nécessaire dans l’intérêt public (bien que ces circonstances soient susceptibles d’être rares).
9.2 Changement de but. Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, comme indiqué dans le présent avis, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l’objectif initial. Si nous avons besoin d’utiliser vos informations personnelles à des fins non liées, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.
10 INFORMATIONS QUE NOUS RECEVONS DE TIERS
10.1 Nous pouvons également recevoir des informations vous concernant des sources suivantes :
10.1.1 Nos prestataires de services. Nos partenaires et fournisseurs de services tiers peuvent nous fournir des informations vous concernant, à utiliser comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.
10.1.2 Les entreprises que nous avons achetées. Si nous avons acquis une autre entreprise, ou la quasi-totalité de ses actifs, qui détenait à l’origine vos informations, nous conserverons et utiliserons les informations que vous leur avez fournies, ou qu’ils détenaient autrement à votre sujet, conformément au présent avis de confidentialité. Si nous examinons s’il convient d’acquérir une entreprise, ou la quasi-totalité de ses actifs, qui détient vos données personnelles (que vous soyez un client ou un employé de cette entreprise ou autre), nous pouvons recevoir des données personnelles limitées vous concernant de la part de cette entreprise ou de conseillers professionnels impliqués dans la transaction, si nécessaire pour nos intérêts légitimes à prendre des décisions concernant cette acquisition. Si nous n’acquérons pas cette entreprise, toute information que nous recevons à votre sujet sera supprimée dès que possible après la décision de ne pas acquérir.
11 PARTAGE DE VOS INFORMATIONS
11.1 Nous ne vendons jamais vos données à des tiers. Mais nous pouvons avoir besoin de partager vos informations avec des tiers, y compris des fournisseurs de services tiers et d’autres entités de notre groupe. Les trois parties sont tenues de respecter la sécurité de vos informations personnelles et de les traiter conformément à la loi.
11.2 Pourquoi pourrions-nous partager vos informations personnelles avec des tiers ? Nous pouvons partager vos informations personnelles avec des tiers si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos informations personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos accords avec vous, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de nous, de nos clients ou d’autres personnes ou lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Cela peut inclure l’échange d’informations avec d’autres sociétés et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.
11.3 Quels fournisseurs de services tiers traitent vos informations personnelles ? Nous pouvons avoir besoin de partager vos informations personnelles avec des fournisseurs de services tiers (y compris des entrepreneurs et des agents désignés) afin qu’ils puissent exécuter leurs services. Nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers dans le cadre des types d’activités suivants : conseil juridique, administration des contrats et gestion de la relation client, services informatiques, traitement des paiements, conseil en gestion d’affaires.
11.4 Quand pourrions-nous partager vos informations personnelles avec d’autres entités du groupe ? Nous pouvons partager vos informations personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières de reporting sur les performances de l’entreprise, dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’un exercice de restructuration du groupe, et pour le support de maintenance du système et l’hébergement des données.
11.5 Dans quelle mesure vos informations sont-elles sécurisées auprès de fournisseurs de services tiers et d’autres entités de notre groupe ? Tous nos fournisseurs de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles. Lorsque des tiers traitent vos informations personnelles en notre nom en tant que « processeurs de données », ils ne doivent le faire que sur nos instructions et lorsqu’ils ont accepté de traiter les informations de manière confidentielle et de les garder en sécurité.
11.6 Qu’en est-il des autres tiers ? Nous pouvons partager vos informations personnelles avec d’autres tiers, par exemple avec des acheteurs potentiels et des conseillers professionnels dans le cadre d’une éventuelle vente ou restructuration de l’entreprise lorsque cela est nécessaire en relation avec les fins pour lesquelles vos informations ont été collectées. Nous pouvons également avoir besoin de partager vos informations personnelles avec un organisme de réglementation ou de nous conformer à la loi.
12 OÙ NOUS STOCKONS VOS INFORMATIONS
12.1 Lorsque cela est nécessaire pour exécuter notre contrat avec vous ou à des fins commerciales plus larges, les informations que nous détenons à votre sujet peuvent être transférées et stockées dans une destination en dehors du Royaume-Uni et de l’UE. Elles peuvent également être traitées par du personnel opérant en dehors du Royaume-Uni et de l’UE qui travaille pour nous ou pour l’un de nos prestataires de services.
12.2 Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour nous assurer que vos informations personnelles sont traitées en toute sécurité et conformément au présent avis de confidentialité.
12.3 Certains pays ou organisations en dehors du Royaume-Uni et de l’UE vers lesquels nous pouvons transférer vos informations auront une « décision d’adéquation » en place, ce qui signifie que l’UE considère qu’ils ont mis en place un régime adéquat de protection des données. Celles-ci sont présentées sur le site web de la Commission européenne : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en.
12.4 Si nous transférons des données vers des pays ou des organisations en dehors du Royaume-Uni et de l’UE que l’UE considère ne pas avoir mis en place un régime adéquat de protection des données, nous veillerons à ce que des garanties appropriées (par exemple, des clauses types approuvées par l’UE ou une autorité de protection des données) soient mises en place si nécessaire. Pour obtenir plus de détails sur ces mesures de protection, veuillez communiquer avec nous.
13 SÉCURITÉ DES DONNÉES
13.1 En plus des mesures énoncées ci-dessus en ce qui concerne le partage de vos informations, nous avons mis en place des mesures de sécurité internes appropriées pour empêcher que vos informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l’accès à vos informations personnelles aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions et ils sont soumis à un devoir de confidentialité.
13.2 Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation présumée si nécessaire.
14 COMBIEN DE TEMPS CONSERVERONS-NOUS VOS INFORMATIONS ?
14.1 Nous avons indiqué ci-dessus combien de temps nous conservons généralement vos informations. Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de conserver vos informations plus longtemps que cela afin de remplir les objectifs pour lesquels nous les avons collectés, y compris dans le but de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de déclaration.
14.2 Pour déterminer la période de conservation appropriée des informations personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des informations personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos informations personnelles, des fins pour lesquelles nous traitons vos informations personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.
14.3 Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu’elles ne puissent plus vous être associées, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans préavis.
15 VOS DROITS
15.1 La loi sur la protection des données vous donne un certain nombre de droits en ce qui concerne les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Les principaux droits sont énoncés ci-dessous. De plus amples informations sur vos droits peuvent être obtenues auprès de la CNIL - Commission nationale de l'informatique et des libertés). Dans certaines circonstances, en vertu de la loi, vous avez le droit de :
15.1.1 Soyez informé de manière claire, transparente et facilement compréhensible sur la façon dont nous utilisons vos informations personnelles et sur vos droits. C’est pourquoi nous vous fournissons les informations contenues dans cet avis. Si vous avez besoin de plus amples informations sur la façon dont nous utilisons vos informations personnelles, veuillez-nous en informer.
15.1.2 Demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
15.1.3 Demander la correction des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
15.1.4 Demander l’effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsqu’il n’y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter (par exemple, nous pouvons avoir besoin de continuer à utiliser vos données personnelles pour nous conformer à nos obligations légales). Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous).
15.1.5 Vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous donne envie de vous opposer à ce que nous utilisions vos informations sur cette base et que nous n’avons pas de base légitime impérieuse pour le faire qui l’emporte sur vos droits, intérêts et libertés (par exemple, nous pouvons en avoir besoin pour défendre une réclamation légale). Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos informations personnelles à des fins de marketing direct.
15.1.6 Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des informations personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
15.1.7 Demander le transfert de vos informations personnelles à une autre partie lorsque vous nous les avez fournies et que nous les utilisons sur la base de votre consentement, ou pour exécuter un contrat avec vous, et nous les traitons à l’aide de moyens automatisés.
15.1.8 Retirer votre consentement. Dans les circonstances limitées où nous comptons sur votre consentement (par opposition aux autres bases énoncées ci-dessus) pour la collecte, le traitement et le transfert de vos informations personnelles à des fins spécifiques, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Une fois que nous avons reçu une notification indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins que vous avez initialement convenues, sauf si nous avons un autre intérêt légitime impérieux à le faire.
15.1.9 Déposer une plainte. Si vous pensez que nous utilisons vos informations d’une manière qui enfreint la loi sur la protection des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de contrôle de la protection des données (si vous êtes en France, ce sera la CNIL).
Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l’effacement de vos informations personnelles, vous opposer au traitement de vos informations personnelles, retirer votre consentement au traitement de vos informations personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à une autre partie, veuillez nous contacter.
15.2 Aucuns frais habituellement requis. Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits). Cependant, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Alternativement, nous pouvons refuser de répondre à la demande dans de telles circonstances.
15.3 Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part. Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à comprendre la nature de votre demande, pour confirmer votre identité et garantir votre droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir. Si nous vous demandons une identification à cette fin, c’est sur la base qu’il est nécessaire de se conformer à nos obligations légales, et nous ne les conserverons et ne les utiliserons que jusqu’à ce que votre identité ait été vérifiée.
15.4 Délai. Veuillez examiner votre demande de manière responsable avant de la soumettre. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais. En règle générale, ce sera dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, mais si le traitement de la demande prend plus de temps, nous vous en informerons.
16 MODIFICATIONS DE CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Toute modification que nous apporterons à notre avis de confidentialité à l’avenir sera publiée sur cette page et, le cas échéant, vous sera notifiée par e-mail ou autrement. Veuillez vérifier fréquemment pour voir les mises à jour ou les modifications apportées à notre avis de confidentialité.
